U vrijeme velikih ušteda i u vrijeme kada se može reći da je svaka kuna bitna, uštedjeti na potrebnom uredskom materijalu poput boje za printer, tonera, papira i ostalog uredskog materijala je jako važno. Printanje u uredima, knjigovodstvenim ili računovodstvenim, gotovo je nezaobilazna radnja tijekom dana. Svakog dana tu se printaju brojni dokumenti koji se nakon toga potpisuju, brojni dokumenti koji se pročitaju pa bace u smeće ili pospreme u ladicu, brojni dokumenti na temelju kojih se donose odluke i sl. Može se reći kako printanje u knjigovodstvenim uredima je jedan od najvažnijih dijelova jer potkrepljuje sve dogovore, omogućuje uvide u različite dokumente (račune, izvještaje, platne liste) i na kraju osigurava pisani dokaz o postojanju određene promjene do koje je došlo u poslovanju. Međutim, okretanje ekološkom načinu rada često je okretanje i štedljivijem načinu poslovanja. Upravo printanje i troškovi uredskog materijala su stavke koje ćete korigirati u uredima ako želite doći do ušteda, odnosno smanjenja troškova. Evo nekoliko jednostavnih savjeta koje možete krenuti primjenjivati već danas u svojem poslovanju. Na kraju godine možete doći do velikih ušteda uz ove male, zanimljive i promišljene korake:
#1 Ušteda tinte
Tijekom printanja postavite printer u “draft mode” čime možete uštedjeti i do 25% tinte tijekom printanja. Nedostatak možda je što je kvaliteta ispisa malo lošija, međutim za interne dokumente i materijale koji se koriste na ovaj način može se doći do velike uštede. Svakako kada printate za klijente ili nadređene postavite printer u normalan način za printanje što osigurava vraćanje visoke kvalitete ispisa. Neka vam i jedna od glavnih postavki bude uključen crno-bijeli način printanja. Tu postavku eventualno promijenite ako se odlučite na printanje teksta u boji ili slika i svakako nakon toga vratite na crno-bijeli ispis koji osigurava uštedu.
#2 Korištenje zamjenskih vs originalnih tonera
U prošlom blogu bilo je više riječi upravo o ovom temi i kako se odlučiti za pravi toner koji je potreban vašem poslovanju.
Razlika u cijeni je definitivno najveća prednost zbog koje ćete se odlučiti na kupnju zamjenskog tonera. Zamjenski toneri su i po nekoliko puta jeftiniji. Njihovom kupnjom nećete izgubiti kvalitetu ispisa pogotovo u slučajevima kad imate crno bijeli ispis. Gotovo da se može reći da su jako blizu izgledom i kvalitetom originalnim tonerima uz boju, točnost ispisa i jednostavnost korištenja. Kod ispisa velikog broja dokumenata i materijala ušteda na zamjenskim tonerima pokazat će se velikim benefitom gdje ured može uštedjeti, a neće izgubiti kvalitetu ispisa. S crnim tonerom možete ispisati i do 2000 stranica, a s tonerom u boji nešto manje. Najvažnije kod tonera je pripaziti da ne stoji na vlažnom mjestu jer bi se prah u njemu mogao zalijepiti. Upravo zato, prije umetanja u printer potrebno ga je dobro protresti. Konstantnom uporabom i printanjem velikog broja papira i zamjenski i originalni toner se troše i potrebno ih je zamijeniti. Vi odlučite koji vam je onda bolji za korištenje, ali i za željenu uštedu.
#3 Štedite papir
Koliko puta ste razmišljali o papiru kao uredskom materijalu na kojem možete uštedjeti? Koliko puta vam je kroz glavu prošlo je li papir, koji ćete isprintati, pročitati, podrapati i baciti, ima neku vrijednost? Papir dijelimo na A i B klasu. Papir A4 u pakiranju težine 80g koji se koristi za standardni ispis uvijek dolazi u pakiranju od 500 listova. Ako koristite brendirani papir u svijetu papira, odnosno papir A klase, popularnih brendova IQ ili Navigator njegova vrijednost i cijena su veće te ga možete koristiti za printanje važnijih dokumenata, poput ugovora, važnih godišnjih izvješća, dokumenata sa slikom i slično. B klasa papira, koja je također dio ponude, više je nego dovoljno dobra za svakodnevno printanje potrebnog materijala koji se sprema u registratore ili koristi u internim projektima, dogovorima, izvješćima i slično. Potrebno je odlučiti koliko je važno u uredu imati kvalitetan papir od papira koji je isto kvalitetan i poslužit će za ispis, ali nije brendiran i svakako je jeftiniji. Ono što se svakako još ističe su različite kategorije vrste papira koje mu onda i podižu cijenu. Tu se mogu naći i papiri u boji za ispis, papiri namijenjeni točno za određenu vrstu printera i slično. Još jedna važna stavka svakako je i ekološko razmišljanje. Mora li se printati baš sve? Jedan od ciljeva digitalizacije je svakako uvjeriti ljude da nije sve u printanju, da nešto može ostati na računalu te da je i dalje sigurno. Pokušajte odrediti prioritete printanja, što je neophodno, a za što možete dva puta razmisliti prije nego odlučite isprintati jer možda nije toliko važno. Isto tako, pokušajte pronaći reciklirani papir koji svakako govori o uštedi vode, energije i manjoj sjeći šuma. Također, dajete dojam ozbiljne tvrtke koja pazi na okoliš. Printajte obostrano. Neka vam obostrani ispis postane navika kojom ćete dodatno uštedjeti. I svakako pokušajte nabaviti drugi monitor uz pomoću kojeg će zaposlenici lakše čitati i proučavati dokumente čime se utječe na ljude da manje printaju. Možda na početku to nije toliko prihvatljiva investicija no dugoročno se ona isplati.
#4 Iskoristite mogućnost kupnje rabljene uredske opreme
Još jedna važna stavka kojom možete uštedjeti u uredu je nabava printera i ostale uredske opreme koja je već bila rabljena. Tvoj toner nudi veliki izbor rabljene opreme, ali u savršenom stanju, očuvane i sigurne za korištenje. Informirajte se i iskoristite tu priliku za uštedu. Možete odabrati kvalitetna računala, monitore, printere i ostalu opremu kojom ćete olakšati i ubrzati poslovanje te koja će vam dugoročno biti odlična investicija. Za kupnju rabljenih uređaja dobije se garancija i do godine dana čime se jamči 100% sigurna kupnja.
#5 Uštede pri kupnji uredskog materijala
Računovodstveni i knjigovodstveni uredi daleko su ispred svih u printanju velikog broja papira i upravo zato većina ovog teksta se i odnosi na njih te na način na koji mogu uštedjeti. Nakon što ste odabrali najbolji printer za svoj ured svakako je vrijeme za dodatne uštede. Osim uštede na tintama, toneru, papiru uštedite i na manjim uredskim materijalima koje svakodnevno koristite kao što su registratori Registratori služe za pohranu dokumenata koji se onda čuvaju po nekoliko godina. I prilikom kupnje registratora možete doći do ušteda ako pogledate ponudu i odlučite koliko vam je važno imati za sve registrator, možda je za neke dokumente dovoljna i uložna mapa, mapa za odlaganje ili fascikl koji mogu poslužiti kao oprema za arhiviranje dokumenata, a pomoću njih možete doći do značajne uštede. Provjerite pravopis i točnost svih podataka koje planirate pustiti na printanje. Koliko puta se dogodilo da ste isprintali i uvidjeli pogrešku? Provjerite, jer i to donosi uštedu. Ono što je još važno istaknuti - list papira maksimalno iskoristite. Pogotovo kad se radi o papirima koji su isprintani, pročitani i više nemaju svrhu. Iskoristite ih za zapisivanje podsjetnika, ideja, natuknica i slično. Ako ste greškom isprintali, također. Koristite taj papir za ponovno printanje dokumenata koje vi koristite za neku svrhu. Primjenom ovih jednostavnih koraka uštedite mnogo novca koje možete uložiti u druge aspekte poslovanja. Nemojte odustati od printanja, ali pokušajte uštedjeti gdje je to moguće. Neka vas vodi misao kako malim koracima možete doći do velikih ušteda i dodatnih ulaganja. Svakako preporučujemo da pogledate cijelu našu ponudu jer obuhvaćamo sav asortiman proizvoda koji je spomenut i na kojem možete uštedjeti. Stojimo vam na raspolaganju za dodatne preporuke i savjete! :)
