U ovo digitalno doba kada ne možemo zamisliti poslovanje bez e-mailova, s druge strane na tržištu se pojavljuju sve napredniji mobilni uređaji, ipak je tisak, printanje ostalo vitalni dio mnogih tvrtki. Vjerojatno ne postoji ni jedna tvrtka bilo manja ili veća da u svom inventaru ne posjeduje printer. S obzirom na to da je ispis i dalje jedan od vitalnijih dijelova tvrtki njime se mora učinkovito upravljati. O čemu treba voditi računa kod praćenja godišnjih troškova printanja govori 6 činjeninca podijeljenih u dvije potkategorije: 1. Troškovi ispisa: • nabava uređaja • potrošnog materijala • nastali otpad 2. Troškovi postupka ispisa • održavanje • tehnički problemi • informatička podrška. Važnost praćenja troškova tiskanja je u tome što godišnji troškovi tiskanja mogu iznositi od 5 do 15 posto prihoda.
1. Izračun cijene printanja
Prvi i osnovni trošak je nabava samog uređaja – printera. Ovisno o tome kakav uređaj ste odabrali toliko ćete iz budžeta morati izdvojiti za njega. To je fiksni trošak koji ne ulazi svake godine u troškovnik. Ukoliko koristite više printera da biste napraviti troškovnik printanja potrebno je napraviti inventuru svih uređaja. Svaki od njih zaslužan je za ispis određenog broja stranica što je važna stavka za izračun godišnjeg trošak printanja. Formula za izračun cijene printanja po stranici je sljedeća: • broj printa (broj stranica koje vaš toner može isprintati) + trošak papira = cijena printanja po stranici.
2. Trošak potrošnog materijala
U potrošni materijal ubraja se: tinta, toner, papir. Koliki će godišnji trošak tinte i tonera iznositi ovisi o vrsti printera koji koristite. S druge strane koliko će iznositi trošak papira ovisi o vrsti papira koji koristite za printanje, a i to naravno ovisi o kakvom printu se radi.
3. Utjecaj otpada na troškove
Jedna od važnih činjenica koju morate uzeti u obzir prilikom izračuna godišnjeg troška printanja je i tzv. otpad. Naime, barem 10% ispisa završit će u otpadu. Ukoliko do velike količine otpada dolazi zbog lošeg ispisa tada je najjednostavnije rješenje ovog problema implementacija boljih uređaja za ispis u vašoj tvrtki.
4. Godišnje održavanje
Što sve podrazumijeva pojam održavanje? Održavanje ne podrazumijeva samo potrošni materijal kao što su papiri i toner, već održavanje podrazumijeva i koliko osoba radi, odnosno mjesečno troši vremena na ispis. Ako želite napraviti detaljni trošak printanja jer on ne se ne odnosni samo na trošak uređaja te potrošnog materijala, mora se svakako uzeti u obzir i koliko košta zaposlenik, njegovo vrijeme koje je utrošeno na održavanju.
5. Neizostavni tehnički problemi
Zašto tehničke probleme moramo uvrstiti u godišnji trošak printanja? Naime, koliko vremena pojedina osoba mora potrošiti kako bi se riješili nastali problemi, odnosno zastoj u printanju cijena je troška printanja. Možemo reći da je formula za izračun troška tehničkih problema sljedeća: • broj zaposlenika x prosječni trošak zaposlenika x vrijeme čekanja = trošak tehničkih problema.
6. IT podrška kod printanja
Kao što uredski hardver zahtijeva održavanje, tako i pisači trebaju redovito održavanje kako bi pravilno radio. Utrošeno vrijeme vaše IT podrške na riješavanje problema nastalih s ispisom i korisničkom podrškom ukalkulirajte u godišnji financijski izvještaj o printanju.
Cilj obračuna troškova tiskanja
Ukoliko nema godišnjeg obračuna troškova printanja, vaša tvrtka može propustiti značajne uštede jer 5 do 10 posto godišnjeg prihoda odlazi na troškove printanja. Vodite računa kod izračuna godišnjeg troškova printanja o ovih 6 činjenica kako biste unaprijed mogli predvidjeti koliki vam je to mjesečni, odnosno godišnji trošak i pronađite prostor za uštedu.
