U digitalno doba kada je napredak tehnologije sve veći, a komunikacija ljudi premještena na e-mailove, mobitele i društvene mreže ipak se većina ljudi odlučuje isprintati potrebne i bitne materijale. Potreba za važnim materijalima, slikama, tablicama u obliku koji se može opipati još je uvijek sveprisutna. Upravo zbog toga, printer se nametnuo kao jedan od najvažnijih uređaja potrebnih uredu i normalnom odvijanju poslovanja. A jesmo li se ikad zapitali koliko stvarno košta printanje na godišnjoj razini? Koliko poslodavac izdvaja budžeta kako bi printer stalno imao tonera i tinte, a ladica bila puna papira? Da bi lakše razumjeli u nastavku je dana formula prema kojoj se može izračunati trošak printanja na godišnjoj razini.
Troškovi printanja
Kupnja printera je investicija koja se brzo povrati, ako se njime upravlja kvalitetno, maksimalno iskorištavajući sve njegove karakteristike i mogućnosti.
Koji je način izračunavanja stvarne potrošnje odnosno ukupni trošak printanja?
Na početku se uključuje cijena pisača, njegov kapacitet, cijena tonera i kapacitet ispisa tonera (koji je vidljiv kod opisa tonera) te jamstvo. Cijena pisača i jamstvo su jednokratni troškovi koji se dalje u tekstu neće uzimati u obzir.
- Uzmite broj stranica (okvirno) koliko se ispisuje svaki mjesec i pomnožite s vremenom u kojem (pretpostavljate) da ćete imati svoj printer (npr. 5 godina, tj. 60 mjeseci) kako bi se dobio ukupan broj stranica tijekom vijeka trajanja pisača. Izračun (primjer): 500 stranica mjesečno * 60 mjeseci = 30.000 crnih stranica 50% stranica u boji = 15.000 stranica u boji
- Koliko tonera će biti potrebno tijekom tih 5 godina? Ako pisač ispisuje 5.500 stranica sa crno-bijelim ispisom i 3.000 stranica u boji, a ima jedinicu za obradu slike (Imaging Unit) i fuser koje traju 5.000 stranica (traju i više od onoga što smo mi procijenili da ćemo printati tijekom godine). Također, pisač sadržava tonere odmah prilikom kupnje čiji je kapacitet (procijenjeni) 2.000 stranica za svaki toner - te stranice se oduzimaju prilikom zbroja jer dolaze u paketu s pisačem. 30.000 stranica - 2.000 startnih stranica / 5.500 = 5,09 15.000 stranica - 2.000 startnih stranica / 3.000 = 4,33 Brojevi se zaokruže i rezultat je da imamo 6 crnih tonera i 5 tonera svake boje.
- Konačna formula: Cijena pisača + cijena jamstva (ako postoji) + (broj crnih tonera x cijena crnih tonera) + (broj tonera u boji x cijena tonera u boji) = UKUPNI GODIŠNJI TROŠKOVI PRINTANJA
O 6 činjenica o godišnjim troškovima printanja već ste mogli pročitati, a sada pročitajte o printanju i kopiranju kao dva najčešća nekontrolirana izdatka u tvrtkama i kako te izdatke smanjiti.
Printanje i kopiranje - izdaci tvrtke koje je moguće smanjiti
Postoji mogućnost smanjivanja troškova printanja i kopiranja i do 30%, ali kako je to moguće postići? Nekoliko jednostavnih koraka dijele vas do velike uštede:
- Printanje crno - bijelo - po defaultu bi se trebalo postaviti da način rada printera bude crno-bijeli ispis. Ispis u boji označava i do 10 puta veći trošak od crno-bijelog ispisa, a ako na stranici postoji i jedna riječ u boji postoji povećanje (u najboljem slučaju) da se trošak ispisa udvostručio. SAVJET: U postavkama računala koji su spojeni na printer potrebno je postavke ispisa postaviti crno-bijeli ispis. Uvijek (ako je potrebno) može se isprintati u boji, ali ovakav način vodi do značajne uštede.
- Korištenje pristupnih kodova i kvota ispisa - današnji multifunkcijski printeri i fotokopirni uređaji daju mogućnost verifikacije korisnika putem korisničkog koda za ispis i kopiranje. SAVJET: Praćenje koliko tko ispisuje i u kojim količinama, time se sprječava i neovlašteni pristup opremi.
- Postavka uređaja na “Zadrži ispis” - postoji mogućnost da se printer postavi na “Zadrži ispis” (hold print) tako da se sačuva dokument u memoriji pisača dok osoba koja je poslala dokument na printeru ne potvrdi ručno i pusti ga na printanje. SAVJET: Postavljanje šifre koju je potrebno unijeti kako bi se printanje dopustilo.
Svi ovi načini, ne samo da smanjuju trošak poduzeća, oni smanjuju nepotreban ispis, čuvaju okoliš i daju sigurnost kako ono što je isprintano je stvarno potrebno i provjereno. Pratite godišnje troškove printanja, educirajte osoblje i djelatnike o pravilnom i ekonomičnom ispisu te na taj način ostvarite značajne uštede za tvrtku. Prema navedenim formulama jednostavno izračunajte i procijenite godišnji trošak i uštedite gdje je to moguće na zadovoljstvo tvrtke, ali i okoliša.
